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Hochladen eigener Dokumente in die ePA vorbereiten – Teil 2

Wenn Du eigene Daten auf die ePA aufspielen willst, solltest Du das gut planen. Wir geben Dir in einem mehrteiligen Beitrag Tipps, was Du beachten solltest.

Neue Dokumente hochladen – so geht es weiter

Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir Dir grundsätzliche Dinge dargestellt, auf die Du vor dem Hochladen von Dokumenten und/oder Bildern achten solltest. Wenn Du den ersten Teil noch nicht gelesen hast, empfehlen wir Dir dies jetzt nachzuholen, weil die folgenden Ausführungen möglicherweise nicht richtig eingeordnet werden. Im ersten Teil ging es insbesondere um folgende Themen, die der Vorbereitung des Hochladens dienen:

  • Nur die wichtigsten Daten aufspielen – weniger ist oft mehr.
  • Beachte, dass medizinische (Text-)Dokumente als PDF und medizinische Bilder als JPEG, PNG oder TIFF hochgeladen werden.
  • Vergebe den von Dir eingescannten Dokumenten und Fotos sofort eindeutige Namen.

GANZ WICHTIG: JEDER FEHLER, DER BEIM AUFSPIELEN ERFOLGT, KANN NICHT WIEDER KORRIGIERT WERDEN (z.B. falscher Name, falsche Metadaten).

So lege ich in der ePA neue Dokumente an

Im zweiten Teil beschreiben wir den Prozess, wie Du eigene Dokumente in die ePA hochladen kannst. Dazu haben wir nacheinander einige Screens mit Beschreibung in der Reihenfolge für Dich zusammengestellt, wie sie auf der ePA einzuhalten ist. Beachte: Je nach Hersteller können die Screens etwas unterschiedlich gestaltet sein.

Step 1:
Auf der Überblickseite klicke auf den Link zu „Dokumente“ oben rechts (je nach ePA-Anbieter sieht dieser Screen etwas anders aus).

Step 2:
Auf der Dokumenten-Übersicht klicke auf das Dokument-Zufügen-Symbol oben rechts (je nach ePA-Anbieter sieht dieser Screen etwas anders aus).

Step 3:
Nachdem sich das Upload-Formular geöffnet hat: Gib den Namen des Dokuments ein. Achte besonders darauf, dass der Name aussagekräftig ist. Vergleiche dazu den dritten Teil dieses Beitrags.

Step 4:
Beim Eingeben der Metadaten musst Du Dir sehr gut überlegen, ob und welche Metadaten Du dem Dokument beifügen möchtest. Bedenke, dass jeder Fehler, der hier gemacht wird, zu mehr Verwirrung als zu Nutzen führen kann. Ungeübten Nutzern ist bei den beiden angezeigten Einstellungen (Dokument-Typ) zu empfehlen, die Standard-Einstellung so zu belassen wie sie ist. Mehr zu diesem Thema in Teil 3.

Step 5
Auch hier gilt: Vorsicht beim Eingeben der Metadaten im Hinblick auf den medizinischen Kontext! Hier gibt es sehr viele verschiedene Eingabeoptionen – Fehler die Du hier machst, können wiederum zu mehr Verwirrung führen. Im Zweifel musst Du Dokumente mit falsch eingegebene Metadaten wieder löschen. Beachte daher auch diesbezüglich Teil 3. Wichtig ist allerdings, dass Du das Datum der Erstellung und den Behandlungszeitraum 
eingibst. Nur so werden die Dokumente am Ende chronologisch nach Jahren sortiert.

Step 6
Noch vor dem Upload kannst Du die Sicherheitseinstellungen des Dokuments festlegen. Wähle die für Dich relevante Sicherheitsstufe, also normal, vertraulich oder privat. Anschließend kannst Du das Dokument aufspielen.

Step 7:
Dein Dokument ist nun auf der ePA aufgespielt. Du kannst es in der Dokumentenübersicht anklicken und entweder einem Arzt freigeben, das Dokument im Browser anschauen oder auch das Dokument wieder downloaden. 

Bevor Du jetzt anfängst, lies unbedingt den dritten Teil

Wir haben extra für Dich einen Upload-Manager entwickelt, der Dir einen Überblick gibt, welche Metadaten beim Upload eingegeben werden können. Das Ganze ist nicht ganz trivial – vor allem dann, wenn Du viele Dokumente hast, die Du nacheinander aufspielen willst. Aufgrund der eher kleinen Bildschirmoberfläche passieren auch schnell Fehler bei der Eingabe. Falls dies passiert: Dann mußt Du die Datei löschen und wieder von vorne anfangen.

Der Upload-Planer hilft, den Prozess des Datei-Aufspielens zu planen und kontrolliert durchzuführen. Wichtige Aspekte sind dabei u.a.:

  • Die aussagekräftige Bezeichnung von Dokumenten.
  • Die korrekte Auswahl von Metadaten.
  • Das Ablegen nach Jahren.

Sobald der dritte Teil fertig ist, werden wir ihn hier verlinken.

Vorab schon einmal zwei Screens, die Dir helfen, das Problem zu verstehen, das hinter dem Upload-Manager steht:

  • Du hast im Zweifel viele Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten – überlege Dir vorher genau, was Du beim Upload für das jeweilige Dokument an Daten eingeben willst.
  • Besonders wichtig: Die Meta-Daten – diese können, wie der zweite Screen zeigt, nicht frei bestimmt werden. Daher solltest Du wissen, welche Metadaten die ePA erwartet bzw. bereitstellt – und zwar in Ruhe vor dem Upload.
  • Der Upload-Manager hilft Dir, den Upload vor dem Start zu simulieren und zu planen. Das Ergebnis kannst du als Excel- oder CSV-Datei downloaden.
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