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Hochladen eigener Dokumente in die ePA vorbereiten – Teil 1

Wenn Du eigene Daten auf die ePA aufspielen willst, solltest Du das gut planen. Wir geben Dir in einem mehrteiligen Beitrag Tipps, was Du beachten solltest.

Eigene Papier-Daten aufspielen – das solltest Du beachten

Neben Deinem Arzt kannst Du auch selbst (alte) Dateien auf die ePA hochladen. Das klingt einfach. Man sollte jedoch Respekt vor dieser Arbeit haben.

Grundsätzliches vorab:

  • Spiele nur wirklich wichtige Dateien auf, denn zu viele unwichtige Dateien machen es auch für den Arzt fast unmöglich, den Dschungel an Dokumenten zu durchforsten.
  • Sei Dir bewußt, dass Dokumente in der ePA meist das PDF-Format besitzen müssen. Textdokumente als Foto upzuloaden funktioniert nicht immer!
  • Wichtig ist daher, dass Du vorher prüftst, welches ePA-Dokument in welchem Format aufgespielt werden darf – das sollte gut überlegt sein.
  • Schließlich mußt Du den Gesamtüberblick behalten, was Du gescannt hast – und was noch hochzuladen ist – dafür stellt Dir das ePA-Magazin einen Planungsmanager zur Verfügung.
  • Beachte, dass der Name jedes einzelnen Dokuments schon vor dem Upload aussagekräftig sein sollte – wir geben Dir im Rahmen der Reihe Empfehlungen, wie Du die Dokumente sinnvoll benennen kannst.
  • Die ePA ermöglicht zudem das Vergeben von Metadaten rund um Deine Dokumente – diese solltest Du nur dann eingeben, wenn Du absolut sicher bist, dass Du die medizinisch richtigen Metadaten kennst.

GANZ WICHTIG: JEDER FEHLER, DER BEIM AUFSPIELEN ERFOLGT, KANN NICHT WIEDER KORRIGIERT WERDEN (z.B. falscher Name, falsche Metadaten).

Fehler haben eine klare Konsequenz: Das Dokument muss gelöscht und wieder neu (fehlerfrei) aufgespielt werden. Deshalb ist die sorgfältig Planung enorm wichtig!

Nur wirklich wichtige Dateien aufspielen

Wenn Du wie ich über 100 verschiedene Seiten von Krankheitsdokumenten hast, die nur in Papier vorliegen, ist die erste Aufgabe ganz einfach:

Aussortieren! Aussortieren! Aussortieren!

Mach bloß nicht den Fehler, jedes Dokument einzuscannen und hochzuspielen. Weniger ist im Zweifel mehr, denn Dein Arzt muß sich in Anbetracht unzähliger Dateien, die auf den ersten Blick kaum unterscheidbar sind, mühselig durchgraben. Du solltest Dich daher stets auf die Dokumente fokussieren, die für Dich, vor allem aber für einen Dich behandelnden Arzt wirklich Relevanz besitzen. Du mußt folglich nicht jedes Laborergebnis aufspielen, wenn es nicht signifikante gesundheitliche Informationen oder Aussagen enthält.

Unbedingt das richtige Dateiformat beachten

Wenn Du z.B. einen Arztbrief auf die ePA aufspielen willst, kann es sein, dass die ePA (je nach Hersteller) nur das PDF-Format für Textdokumente akzeptiert (obwohl grds. verschiedene Formate wie JPEG, PNG und TIFF zulässig sind, aber eben nicht für jeden Dokument-Typus der ePA). Auf dem nachfolgenden Bild erkennst Du, dass Du beim Zufügen neuer Dokumente erst gefragt wirst, ob Du ein Dokument oder ein Bild einfügen willst.

Du kannst daher wählen zwischen:

  • Aus Dateien auswählen (hier erwartet die ePA ein PDF)
  • Aus Fotos auswählen (hier JPEG, PNG oder TIFF)
  • Mit Kamera fotografieren (wie Foto).

Wenn Du also einen Arztbrief als Dokument (= viel Text) zufügen willst, musst Du diesen zuerst als PDF erstellt haben, sonst findet er seinen Weg nicht in die ePA! Umgekehrt gilt: Wenn Du ein Röntgenbild einscannst und als PDF einfügen möchtest, könnte es Probleme geben, weil Du es als Foto einfügen mußt. Über das Pro und Kontra dieser Lösung kann man lange philosophieren. Sicher ist: Überzeuge Dich ganz am Anfang, welcher Dokumententyp (PDF oder JPEG, PNG und TIFF) für Dich der richtige ist. Falls nicht, kann das Aufspielen eigener Dateien recht kompliziert und langwierig werden!

Erst wenn Du weißt, bei welchem Dokument Du ein PDF (mit Textelementen) oder ein Bild (ohne Text, z.B. ein Röntgenbild) hochladen willst, solltest Du den Digitalisierungsprozess starten.

Vorsicht Falle!
Bevor Du anfängst, ein Dokument zu digitalisieren, prüfe genau, welches Zielformat Du benötigst. Wenn Du einen Arztbrief als Foto aufnimmst, kommst Du möglicherweise nicht weiter, weil beim Arztbrief ein PDF erwartet wird.

Diesbezüglich gibt es z.B. noch viel Optimierungspotenzial, damit mal als Patient von Beginn an weiß, welche Dokument-Typen welche Dateiformate erfordern. Die Regel lautet:  Viel Text -> dann PDF. Viel Bild -> dann Foto (JPEG, PNG, TIFF)

Vor dem Scannen beachten: Bilder-Wirrwarr

Wenn Du unvorbereitet einen Stapel Papier einscannst, kann das Ergebnis so aussehen wie auf den nachfolgenden Bild: Du hast eine Vielzahl von PDF-Dateien, die Dein Scanner mit kryptischen Namen auf Deinem Computer abgelegt hat. Jetzt beginnt das Puzzlespiel: Welche Datei gehört mit welchem Namen zu welchem PDF? Um dieses Problem zu lösen, werden im folgenden mehrere, unterschiedliche Varianten der Dokumentendigitalisierung gegenübergestellt.

Vorsicht Falle! Wenn Du in einem Schwung ganz viele Dokumente auf einmal einscannst, sieht das Ergebnis so aus wie hier oben dargestellt: Du kannst überhaupt nicht mehr unterscheiden, welches Dokument welchen Inhalt hat. Daher ist die sinnvolle Benennung von Scans direkt nach dem Einscannen eine wichtige Hilfe, um nachher nicht zu verzweifeln. Was Du beachten mußt, erklären wir Dir in dieser Artikel-Reihe.

Scannen und/oder Fotografieren

Nun beginnt der eigentliche Vorgang der Digitalisierung, der hier in mehreren Varianten gegenübergestellt wird:

1. Scannen eines Textdokuments ohne Umbenennung:

Diese Variante mit vier Schritten kann man wählen, wenn man einzelnes Textdokument einscannt und nachher ganz sicher ist, welches Dokument man aufspielt.

2. Scannen eines Textdokuments mit Umbenennung

Der gleiche Prozess in fünf Schritten: Nach dem Scannen wird jedes Dokument mit einem eindeutigen Namen versehen. Diese Variante ist dringend zu empfehlen, wenn man viele Dokumente einscannen will. Bei der Namenvergabe ist auch einiges zu beachten. Dazu mehr in Teil 2.

3. Scannen eines Fotos ohne Umbenennung

Ähnlich wie bei Schritt 1 kann man auch bei Fotos das viergliedrige Vorgehen ohne Umbenennung wählen. Dies ist bei Fotos in der Regel weniger Problematisch wie bei Texten, da man im Smartphone in der Regel ein Vorschaubild erhält. Es ist aber ebenfalls nur bei kleinen Mengen an Bildern zu empfehlen.

4. Scannen eines Fotos mit Umbenennung

Ähnlich wie bei Schritt 2 ist auch bei Fotos zu empfehlen, diese direkt nach dem Scannen mit einem eindeutigen Namen zu versehen. Mehr zum Thema in Teil 2.

5. Fotos mit Smartphone

Diese Variante ist für Textdokumente nur dann geeignet, wenn man das Bild tatsächlich vor dem Upload als PDF umgewandelt hat – sonst kann man es nicht als Dokument aufspielen. Bei Röntgenbildern ist es grds. möglich. Bezüglich der Qualität ist aber eher dazu zu raten einen Scan zu benutzen, damit die erforderliche Qualität gegeben ist. Ob die im zweiten Bild skizzierte Variante möglich ist, hängt von den Fähigkeiten des Smartphone ab – das iPhone bietet z.B. die Möglichkeit, PDF mittels Scanning zu erstellen. Dies erfordert zum Einen Übung, damit Dokumente guter Qualität entstehen. Zudem ist in diesem Fall noch auf die Problematik der eindeutigen Benennung hingewiesen werden (s.o.).

Farbe oder Schwarzweiß

Generell sollte man beachten, dass Scans einerseits eine hohe Auflösung für gute Lesbarkeit/Erkennbarkeit besitzen sollten. Andererseits sollte man beachten, dass ein A4-Dokument mit Millionen Farben bei 600 DPI sehr große Datenmengen entstehen läßt. Das Problem dabei tritt nicht erst beim Hochladen auf: Schon beim Verschieben vom Computer zum Smartphone kann die Übergröße vieler großer Dateien zu Platzmangel auf dem Speicher führen.

  • Für Textdokumente können beim Scannen schwarz/weiß bzw. Grautöne als Scanoption gewählt werden. Auch sind nicht mehr als 200 DPI wirklich notwendig. A4-Scans können aber auch farbig gut lesbar eingescannt werden, ohne eine Dateigröße von mehr als 2 MB pro Bild zu erzielen. Man sollte im Vorfeld mehrere Versuche mit unterschiedlichen Einstellungen machen, um optimale Ergebnisse zu erzielen (d.h. die Datei ist gut lesbar, aber nicht größer als 2 MB)
  • Bei Röntenbildern etc. kann dies anders sein. Diese sind auch i.d.R. besser zu fotografieren als zu scannen, da in handelsübliche Scanner nicht größer als im A4-Format digitalisiert werden kann.
  • Auch nach dem Upload (der bei großen Dateien sehr lange dauert) kann es noch zu Problemen bei übergroßen Dateien kommen – dann nämlich, wenn ein Arzt mit einem eher schwachen Computer versucht, die übergroße Datei bei sich auf dem Rechner zu öffnen

Beachten: Ob und welche Einstellungen zu empfehlen sind, sollte künftig von ePA-Herstellern geklärt und als Richtwert veröffentlicht werden! Die typische Hardwareausstattung von Hausarztpraxen sollte dabei unbedingt mit berücksichtigt werden.

Fortsetzung in Teil 2

Im nächsten Teil zeigen wir Dir, wie der eigentliche Upload der Dokumente in der ePA funktioniert.

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